Deskripsi tentang AIL PLN

BAB III

DESKRIPSI KEGIATAN

1. Waktu dan Tempat Kegiatan

Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Industri (Prakerin) yaitu kurang lebih selama 2 (dua) bulan mulai tanggal 29 Agustus 2016 sampai dengan 29 Oktober 2016. Adapun ketentuan dari pihak perusahaan yaitu hari Sabtu sampai Minggu libur masuk setiap hari Senin, Selasa, Rabu, Kamis, dan Jum’at mulai dari jam 07.30 s/d 16.30 WIB.

Adapun penempatan ataupun lokasi Praktik Kerja Industri (Prakerin) yaitu di perusahaan/instansi PT. PLN (Persero) Area Sukabumi Rayon Cikembar yang beralamat di Jl. Perintis Kemerdekaan KM. 9 Desa Sukamulya Kec. Cikembar Kab. Sukabumi 43157.

2. Kegiatan Prakerin

1. Pengertian Arsip Dan  Kearsipan PLN

Gambar 3.1 Ilustrasi Pengarsipan

Pengertian arsip ialah segala kertas naskah, buku, foto, film, microfiIlm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Sedangkan pengertian kearsipan ialah tata cara pengurusan penyimpanan warkat, menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali.

Adapun menurut Drs. Sutarto Arsip adalah sekumpulan warkat yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat.

2. Sistem kearsipan  PLN

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab, sebagai visi dan misi dari PT. PLN (Persero) tidak lepas dari peran aktif pegawai sebagai pelaksana seluruh kegiatan yang ada dalam organisasi atau instansi, khususnya pegawai yang menangani sistem kearsipan di suatu instansi.

Sistem kearsipan sangat berperan penting dalam penyelenggaraan administrasi, sehingga dapat memperlancar proses administrasi. Agar proses administrasi berjalan dengan baik pegawai yang mengelola sistem kearsipan harus memiliki disiplin dan semangat kerja, Adapun tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah pencarian atau penemuan kembali arsip. PT. PLN (Persero) merupakan unit organisasi yang setiap harinya tidak lepas dari pengurusan admnistrasi.

Sistem kearsipan merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, tatausaha merupakan proses penyelenggaraan yang berkisar pada keterangan atau informasi. Sistem kearsipan diartikan juga sebagai suatu keseluruhan termasuk di dalamnya fasilitas, material dan orang melaksanakan sistem kearsipan berdasarkan kemampuan dan keterampilannya. Kearsipan tidak luput dari peranan tatausaha dalam melaksanakan sistem kearsipan, karena tatausaha sebagai pekerjaan perkantoran.

Seperti yang di jelaskan oleh IBU Rezesa  Buka selaku staf administrasi mengatakan bahwa sistem kearsipan pada PT. PLN (Persero) Rayon Cikembar menggunakan sistem Nomor. Alasannya dengan menggunakan sistem Nomor akan dapat memperlancar penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip.

3. Tujuan Kearsipan PLN

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Adapun tujuan kearsipan PT. PLN (Persero) Rayon Cikembar yaitu untuk menjamin bahan pertanggung jawaban suatu perusahaan kepada konsumen, sehingga tidak terjadi penyelewengan baik di pihak perusahaan maupun konsumen.

4. Tugas Pokok Unit Kearsipan PLN

Tugas pokok unit kearsipan pada PT. PLN (Persero) Rayon Cikembar  adalah sebagai berikut:

1. Menerima Surat permohonan konsumen.
2. Mencatat surat permohonan, serta melengkapi data konsumen.
3. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu Sistem nomor.  
4. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip sehingga tidak tejadi kerusakan arsip.
5. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain.

5. Penyimpanan Arsip PLN

Gambar 3.2 Ilustrasi Penyimpanan Arsip

Arsip – arsip yang ada di PT. PLN (Persero) Rayon Cikembar  disimpan berdasarkan sistem kearsipan yaitu dengan sistem abjad. Hal ini terungkap berdasarkan wawancara dengan Ibu Rezesa selaku Staf tata usaha bagian administrasi. Adapun teknik penyimpanan arsip tersebut adalah sebagai berikut :

1. Pemeriksaan

Setiap lembar surat atau arsip yang ada pada map di periksa untuk diketahui mana arsip yang siap untuk disimpan serta perlu diteleti kembali apa sudah diberi disposisi atau belum.

2. Mengindeks

Surat maupun arsip pada PT. PLN (Persero) Rayon CIKEMBAR di indeks berdasarkan abjad nama orang dan indeks masalah sesuai dengan kartu dendali dan di tuliskan pada surat atau arsip disebelah kanan atas dengan menggunakan pensil.

3. Memberi tanda

Surat atau arsip yang telah di indeks maka untuk selanjutnya di beri kode berupa tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok guna memudahkan dalam penyimpanan arsipnya.

4. Menyortir

Surat atau arsip yang telah di indeks dan diberi kode maka harus dikelompokan atau diklasifikasikan yang tidak mempunyai sungkut paut dalam pokok masalah dipisahkan

5. Menyimpan

Setelah surat atau arsip di kelompokan maka untuk selanjutnya dilakukan penyimpanan dengan meletakan arsip atau surat tersebut pada tempat penyimpananya.

Berdasarkan hasil pengamatan langsung pada lokasi penelitian yang dilakukan peneliti pada tanggal 25 November 2013 terkait dengan ruangan penyimpanan arsip terlihat memang sudah memenuhi syarat. Dimana Ruangan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip kondisi tidak lembab/ kering, sistim pencahayaan yang baik/ terang (dengan sinar matahari tetapi tidak terkena cahaya matahari langsung), memiliki fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air mapun serangan serangga pemakan kertas.

Terkait denga tempat penyimpanan berdasarkan pengamatan langsung oleh peneliti terlihat bahwa terlihat bahwa arsip disimpan pada tempat-tempat terbuka dengan menggunakan rak-rak arsip dengan pengaturan lemari/ rak yang diatur secara renggang untuk untuk sirkulasi udara. Disamping itu terlihat bahwa kebersihan pada tempat peyimpanan arsip tetap terjaga/ bersih.

6. Fungsi Arsip PLN

1. Sebagai sumber ingatan
2. Sebagai sumber informasi
3. Sebagai bukti resmi untuk pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi
4. Sebagai sumber bahan pertimbangan keputusan
5. Sebagai sumber bahan pengawasan
6. Sebagai sumber bahan pertimbangan evaluasi

7. Sistem Nomor Arsip

Gambar 3.3 Sistem Nomor  Arsip

Sistem-Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor.  Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni :

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.

Contoh :

Sekolah    :    Nomor Induks Sekolah

Perguruan Tinggi    :    Nomor Induk Mahasiswa

PLN    :    Nomor Rekening Listrik

Rumah Sakit    :    Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.                                                                               

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.

1. Filing cabinet

Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.

Laci 1    Kodenya    000

Laci 2    Kodenya    100

Laci 3    Kodenya    200

Laci 4    Kodenya    300

Laci 5    Kodenya    400

Laci 6    Kodenya    500

Laci 7    Kodenya    600

Laci 8    Kodenya    708

Laci 9    Kodenya    800

Laci 10  Kodenya    900

2. Guide

Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guide-nya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.

Guide 1      Kodenya   000

Guide 2      Kodenya   010

Guide 3      Kodenya   020

Guide 4      Kodenya   030

Guide 5      Kodenya   040

Guide 6      Kodenya   050

Guide 7      Kodenya   060

Guide 8      Kodenya   070

Guide 9      Kodenya   080

Guide 10    Kodenya   090

3. Hanging Folder

Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1    Kodenya    010

Hanging folder 2    Kodenya    011

Hanging folder 3    Kodenya    012

Hanging folder 4    Kodenya    013

Hanging folder 5    Kodenya    014

Hanging folder 6    Kodenya    015

Hanging folder 7    Kodenya    016

Hanging folder 8    Kodenya    017

Hanging folder 9    Kodenya    018

Hanging folder 10  Kodenya    019

4. Kartu indeks

Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

5. Rak sortir

Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.

Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut.

1. Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
2. Mengindeks,  mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
3. Mengkode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat,  berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1).
4. Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
5. Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang.

Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut

Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.

Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).

Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar1). Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar2). Simpan lembar pinjam arsip (lembar3) pada tickler file.

Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.

1. Filing cabinet

Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).

2. Guide

Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.

3. Hanging Folder

Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.

4. Kartu Indeks

Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.

5. Buku Nomor

Perhatikan buku nomor berikut

Tanggal    Nama        Nomor File

10 Januari 2013    Muhammad Galih Prasetyo    100

15 Februari 2013    Muhammad Aryo Wibisono    101

25 Maret 2013    Adinda Nur Aisyah    102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud. Cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.

Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar1). Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2). Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena  sistem ini sulit dipahami jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

1. Filing Cabinet

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya  00 - 09

Laci 2 kodenya  10 - 19

Laci 3 kodenya  20 - 29

Laci 4 kodenya  30 - 39

Laci 5 kodenya  40 - 49

Laci 6 kodenya  50 - 59

Laci 7 kodenya  60 - 69

Laci 8 kodenya  70 - 79

Laci 9 kodenya  80 - 89

Laci 10 kodenya  90 - 99

2. Guide

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya  00

Guide 2 kodenya  01

Guide 3 kodenya  02

Guide 4 kodenya  03

Guide 5 kodenya  04

Guide 6 kodenya  05

Guide 7 kodenya  06

Guide 8 kodenya  07

Guide 9 kodenya  08

Guide 10 kodenya  09

3. Hanging Folder

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1    kodenya   00/0

Hanging folder 2    kodenya   00/1

Hanging folder 3    kodenya   00/2

Hanging folder 4    kodenya   00/3

Hanging folder 5    kodenya   00/4

Hanging folder 6    kodenya   00/5

Hanging folder 7    kodenya   00/6

Hanging folder 8    kodenya   00/7

Hanging folder 9    kodenya   00/8

Hanging folder 10  kodenya   00/9

4. Kartu indeks

Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeknya

5. Buku Arsip

Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip.

contoh.

No.    Tanggal    Simpan    Caption/Judul    No. Surat        Hal. Surat    Ket.

0000    2 Jan 2014    Andika        -    Lamaran   

0001    7 Jan 2014    PT Agung        3/B/1/14        Tagihan   

0002    3 Feb 2014    CV Aria        4/C/1/14        Tagihan                  

8. Arsip Elektronik PLN

Gambar 3.4 Ilustrasi Arsip Elektronik

Namun ada juga arsip yang bersifat elektronik seperti sebagai berikut :

Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk  out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi.

9. Proses Penciptaan Arsip Elektronik PLN

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:

1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

1. Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

2. Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3. Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4. Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

5. Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

10.  Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja  sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi.

Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record.

Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain :

1. Media Magnetik (magnetic Media)

Gambar 3.5  Media Magnetik

2. Disk Magnetik (magnetic disk)

Gambar 3.6 Disk Magnetik

3. Pita magnetik (magnetic tape)

Gambar 3.7 Pita Magnetik

4. Kaset  (cassette)

Gambar 3.8 Kaset CD/DVD

5. Media optik ( Optical Media)

Gambar 3.9 Media Optik

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat  diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk  dan sebagainya.

Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur sistem pengindekan

11. Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3. Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4. Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

12. Macam - macam Sistem Kearsipan

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Gambar 3.10 Ilustrasi Sistem Abjad

1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
2. Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.Adapun kata tangkap dapat berupa : Nama orang, Nama perusahaan / organisasi, Nama tempat / daerah,  Nama benda / barang,  Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
3. Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
4. Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai. Ada dua macam petunjuk silang. Petunjuk silang langsung adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah. Petunjuk silang tak langsung adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
5. Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan. Menetapkan caption atau judul surat
3. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
4. Membuat petunjuk silang
5. Memberi kode surat
6. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
7. Menyusun menurut susunan abjad.
8. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

6. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah:

1. Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

Gambar 3.11 Filling Cabinet

2. Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

Gambar 3.12  Folder

3. Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder.

Gambar 3.13 Ilustrasi Guide

2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

1. Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
2. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal yaitu :

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat yaitu : Filling Cabinet, Guide,    Folder,  Kartu kendali.
3. Pemberian kode surat.
4. Penyimpanan surat, dengan cara Membaca surat untuk mengetahui isi surat, Memberi kode surat, Mencatat surat dalam kartu kendali.
5. Menyimpan kartu kendali.

13. Tata Cara Penyimpanan Arsip PLN

Gambar 3.14 Penyimpanan Arsip

1. Horizontal Filing (Flat Filing)

Gambar 3.15 Horizontal Filling  

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filing

Gambar 3.16 Ilustrasi Vertikal Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filling

Gambar 3.17 Ilustrasi Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

14. Pengertian Reveneu Assurance

Revenue Assurance adalah aktivitas bisnis yang paling sering dilakukan penyedia jasa telekomunikasi. Dimana kegiatannya meliputi penggunaan kualitas data, dan metode perbaikan prosess yang meningkatkan keuntungan tanpa dipengaruhi oleh demand atau permintaan.  

Jadi pada mulanya revenue assurance memang banyak diterapkan dalam bidang telekomunikasi, sebagai contoh, jika anda ditanya apakah anda perlu membayar ketika menggunakan google, email yahoo, atau membuka blog ini, hampir pasti semua mengatakan gratis. Padahal, tidak ada yang gratis dalam bisnis telomunikasi, semuanya berbayar, kitapun sudah lebih dulu membayar dengan membli paket data, yang selanjutnya didistribusikan kepada situs yang dipakai. Dari sinilah munculnya ide rekonsiliasi diantara provider atau penyedia jasa telekomunikasi dengan pemilik situs yang kita buka tersebut, rekonsiliasi tersebut saat ini disebut revenue assurance.

Dari penyedia jasa telekomunikasi revenue assurance berkembang ke bisnis perbankan karena aktivitas perbangkan hampir semua tergantung dengan teknologi informasi dan menggunakan aplikasi perbankan. Namun dalam prakteknya hampir semua bank menggunakan platform aplikasi yang berbeda. Sehingga munculah revenue assurance di perbankan dikarenakan perbedaan platform aplikasi antar bank yang bisa menyebabkan perbedaan waktu atau transaksinya.

Saat ini revenue assurance juga berkembang dibidang jasa keuangan, seperti pebankan, asuransi dan jasa keuangan lainnya. Pengertian revenue assurance menjadi lebih korporat seperti dibawah ini:

Revenue Assurance adalah aktivitas perusahaan untuk memastikan bahwa system, proses, praktik lapangan dan prosedur telah meminimalisasi revenue leakage dan memaksimalkan pendapatan. (Ernst & Young) Intinya adalah bagaimana meminimalkan kebocoran dan memaksimalkan pendapatan.

15. Divisi Yang Memegang Peranan Pengarsipan

Divisi yang memegang peranan dalam pengarsipan data adalah Team REVASS (Revenue Assuance). Langkah awalnya adalah pencatatan jumlah KWH Meter pelanggan yang dilakukan oleh petugas Cater (Pencatatan Meter). Pada awalnya pencatatan ini dilakukan secara manual. Namun seiring dengan kemajuan teknologi, maka PT. PLN (Persero) meluncurkan media elektronik B-M@X Online yang mempermudah pencatatan KWH Meter tersebut. Hal ini dikarenakan saat angka dimasukan, maka angka tersebut akan terinput secara langsung kedalam website yang dapat dilihat saat itu juga oleh pihak-pihak yang berkepentingan tanpa harus melewati tahap input manual kedalam Komputer, memindahkan data-datanya kepada pihak rayon masing-masing, dan terakhir baru dikirim melalui email kepada pusat. Media ini sungguh sangat membantu. Praktis digunakan dan efisien dalam waktu yang diperlukan.

REVASS (Revenue Assurance) sendiri berupa aplikasi yang dibuat untuk mempermudah pengarsipan data pelanggan. Aplikasi ini dikelola khusus oleh Tim REVASS. Setelah data pelanggan tersebut diproses kedalam aplikasi REVASS (Revenue Assurance), data pelanggan tersebut diarsipkan kedalam ruangan AIL (Arsip Induk Langganan).

Penulis sendiri ditempatkan di posisi TIM REVASS. Dimulai dengan mengelompokkan pelanggan berdasarkan tingkat daya hingga pengarsipan data pelanggan di dalam Ruang AIL.

16. Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek

Gambar 3.18 Flowchart Proses REVASS (Revenue Assurance)

Demikian dibawah ini penjelasan kegiatan-kegiatan dari Flowchart Proses REVASS (Revenue Assurance) diatas. Data yang harus terlengkapi sebelum proses dilakukan, adalah :

1. Surat Permohonan dari Pelanggan
2. Surat Jawaban dari PT. PLN (Persero)
3. Surat Perjanjian Jual Beli Tenaga Listrik (SPJBTL)
4. Perintah Kerja
5. Berita Acara
6. Info Data Induk Langganan (DIL)
7. Surat Pernyataan
8. Pembelian TOKEN

Data-data yang tertera di atas harus lengkap terlebih dahulu. Hal ini untuk mempermudah dalam pencarian data bila diperlukan dalam kondisi tertentu. Proses selanjutnya setelah data terlengkapi, maka data-data berupa lembaran tersebut melaui proses scan. Setelah itu, akan dibuat satu folder yang diberi nama yaitu tanggal, bulan dan tahun dari proses scan yang dilakukan tersebut. Didalam folder tersebut dibuat lagi folder yang bernama Nomor Induk Pelanggan. Barulah data-data yang sudah berhasil di scan dimasukkan kedalam folder sesuai dengan Nomor Induk Langganannya.

Proses selanjutnya adalah memasukkan data-data kedalam program aplikasi REVASS (Revenue Assurance). Bagian-bagian yang harus diinput datanya adalah:

1. Entri data

Entri data ini isian berupa data diri pelanggan yang akan secara otomatis akan terisi hanya dengan cara mengisi nomor induk pelanggan saja. Lalu kita hanya perlu mencocokkan data pelanggan pada arsip dan pada aplikasi REVASS tersebut, apabila sudah dipastikan sama, maka proses selanjutnya dapat dilakukan.

2. Info DIL

Proses yang kedua adalah dengan upload data-data yang telah discan pada waktu sebelumnya. Data yang diupload harus sesuai dengan urutan yang telah ditentukan. Dalam proses ini, tidak boleh terjadi kesalahan upload.

Karena info ini akhirnya akan dapat dilihat oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

3. Verifikasi

Pada proses Verifikasi, Tim hanya perlu mengisi kolom kosong pada setiap item . Hal ini dilakukan untuk memastikan apa setiap item yang dimaksud sesuai dengan data pelanggan. Data yang dimaksud adalah berupa data daya listrik, nomor gardu, dan lain-lain.

4. Entri Verifikasi Fisik

Proses entri verifikasi fisik adalah proses yang terakhir. Dalam proses ini, tim hanya perlu kembali mengisi kotak kosong untuk memastikan bahwa data-data yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi REVASS sudah sesuai.

17. Cara mengoprasikan program REVASS (Revenue Assurance)

1. Tampilan Awal Program REVASS (Revenue Assurance)

Untuk memulai program REVASS (Revenue Assurance) ini, perlu memasukkan User ID dan Password. Berikut tampilan awal REVASS (Revenue Assurance) :

Gambar 3.19 Cover REVASS

2. Menu Awal REVASS ( Revenue Assurance ) Setelah LOG IN

Gambar 3.20 Halaman utama REVASS (Revenue Assurance)

3. Entri Data

Gambar 3.21 Halaman awal Form Entry Data

4. Info DIL (Data Induk Langganan)

Gambar 3.22 Halaman awal Form Info Data Induk Langganan

5. Entri Verifikasi DIL (Data Induk Langganan)

Gambar 3.23 Halaman utama Form Entri Verifikasi Data Induk Langganan

6. Entri Verifikasi Fisik

Gambar 3.24 Halaman Form Entri Verifikasi Fisik